Du conseil à l’audit

Garantir la pertinence des audits internes demande une bonne préparation, la mise en œuvre de bonnes pratiques et l’établissement d’un climat favorable pour les parties prenantes. L’audit doit être mené dans un climat de confiance.

Pour établir cette relation de confiance l’auditeur doit être à la fois humble et ouvert et mettre en œuvre un certain nombre de bonnes pratiques.  C’est ensuite que d’autres qualités doivent être développées : pertinence et exhaustivité du questionnement, capacité d’observation, ténacité, vivacité, faculté de prise de note.

Pour cette rentrée des classes, voici quelques conseils pour vous aider dans la réalisation de vos audits.

1. Structurer la relation avec les audités

Favoriser une relation gagnant-gagnant

L’audit peut être perçu par certains comme un exercice inquisitoire. Les audités peuvent ainsi se sentir jugés et refuser de coopérer. Il s’agit là de la pire situation d’audit qu’il est indispensable d’éviter. C’est à l’auditeur que revient la mission de dédramatiser l’audit et ses enjeux. Cela se fait à deux moments :

• En réunion d’ouverture, où l’auditeur doit expliquer sereinement les objectifs de l’audit et préciser que l’audit est aussi un moyen de valoriser les bonnes pratiques. En d’autres termes, l’audit n’est pas fait que pour mettre en exergue des non-conformités, c’est un exercice constructif.
• Lors de l’audit, où l’auditeur doit (re)présenter à chaque audité rencontré les objectifs et les enjeux de l’audit.

C’est aussi à l’auditeur de structurer une relation positive avec les audités pour leur donner envie de collaborer au processus commun de progrès. L’auditeur doit donc s’inscrire dans une relation gagnant-gagnant avec le(s) audité(s).

Cette relation gagnant-gagnant née d’un climat favorable établi grâce au comportement de l’auditeur qui doit :

• être neutre et ne pas préjuger ;
• écouter sans interpréter et sans devancer la réponse de l’audité (en cas de blocage l’auditeur ne doit pas répondre à la place de l’audité, il doit susciter la réponse) ;
• adopter une attitude objective, sans extrapolation personnelle ;
• éviter d’être influencé par ses propres origines techniques ;
• rester naturel et attentif ;
• bien observer l’interlocuteur (ton, émotion, gestes), pour détecter toute incompréhension, quiproquo ou malaise ;
• déculpabiliser l’audité. Lors d’un audit on cherche les faits, non les coupables ;
• encourager une démarche constructive en faisant appel aux compétences de l’interlocuteur ;
• utiliser le vocabulaire de la maison, poser des questions claires ;
• aider l’audité à clarifier un fait, à sortir d’une impasse ;
• se faire expliquer les réponses ou les termes mal compris ;
• s’interdire de piéger l’audité ;
• faire comprendre à l’audité qu’il n’a nul besoin de se justifier ;
• rester au niveau des faits (discerner les faits exceptionnels, distinguer les faits des opinions).

Voilà autant de bonnes pratiques qui concourent à l’établissement d’un climat de confiance dans lequel l’audit doit se réaliser.